PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1.   Definisi Pengambilan Keputusan

Keputusan : adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Hal ini berkaitan dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang  apa yang harus dilakukan dan mengenai unsur-unsur perencanaan. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan itu sesungguhnya merupakan hasil proses pemikiran yang berupa pemilihan satu diantara beberapa alternatif yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang dihadapinya.

Keputusan itu sendiri merupakan unsur kegiatan yang sangat penting. Jiwa kepemimpinan seseorang itu dapat diketahui dari kemampuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan yang tepat. Keputusan yang tepat adalah keputusan yang berbobot dan dapat diterima bawahan. Ini biasanya merupakan keseimbangan antara disiplin yang harus ditegakkan dan sikap manusiawi terhadap bawahan. Keputusan yang demikian ini juga dinamakan keputusan yang mendasarkan diri pada relasi sesama.

Ada beberapa definisi tentang pengambilan keputusan. Dalam hal ini arti pengambilan keputusan sama dengan pembuatan keputusan.Definisi pengambilan keputusan adalah : pemilihan alternatif perilaku dari dua alternatif atau lebih tindakan pimpinan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam organisasi yang dipimpinnya dengan melalui pemilihan satu diantara alternatif-alternatif yang dimungkinkan.

Dan keputusan di dalam manajemen dibagi 2 :

1.    Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang-ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tingkat bawah. Contoh keputusan pemesanan barang.

2.   Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain merupakan contoh keputusan tidak terprogram.

2.         Dasar Pengambilan Keputusan    
a.Pengambilan Keputusan Berdasarkan Intuisi yaitu : Pengambilan keputusan yang berdasarkan perasaan hati yang seringkali bersifat subyektif. Pengambilan keputusan yang berdasarkan intuisi membutuhkan waktu yang singkat, untuk masalah-masalah yang dampaknya terbatas, pada umumnya pengambilan keputusan yang bersifat intuitif akan memberikan kepuasan sepihak dan bersifat perasaan.

Sifat subjektif dari keputusuan intuitif ini memberikan keuntungan, yaitu :
a. Pengambilan keputusan oleh satu pihak sehingga mudah untuk memutuskan.
b. Keputusan intuitif lebih tepat untuk masalah-masalah yang bersifat kemanusiaan

b. Pengambilan Keputusan Rasional  : yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional berfikir dan lebih bersifat objektif. Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna pikir. Masalah–masalah yang dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif dan dapat diukur.

c. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman  : yaitu Pengambilan keputusan yang berdasarkan pengalaman-pengalaman yang diperoleh sehingga dapat digunakan untuk memperkirakan apa yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat bagi pengetahuan praktis di kemudian hari.

d. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta  : yaitu Pengambilan keputusan yang dibuat berdasarkan data empiris dan fakta nyata sehingga dapat memberikan keputusan yang valid sehingga tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan dapat lebih tinggi. Istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan dasar pengambilan keputusan.


e. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Wewenang  : yaitu pengambilan keputusan yang berdasarkan atas wewenang/kedudukan yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi pemimpin. Setiap orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang efektif dan efisien.

3.         Jenis-Jenis Keputusan

Jenis keputusan dalam sebuah organisasi dapat digolongkan berdasarkan banyaknya waktu yang diperlukan untuk mengambil keputusan tersebut, bagian mana organisasi harus dapat melibatkan dalam mengambil keputusan dan pada bagian organisasi mana keputusan tersebut difokuskan.

Secara garis besar jenis keputusan terbagi menjadi dua bagian yaitu :

a.   Keputusan Rutin

Keputusan Rutin adalah Keputusan yang sifatnya rutin dan berulang-ulang serta biasanya telah dikembangkan untuk mengendalikannya.

b.   Keputusan tidak Rutin

Keputusan tidak Rutin adalah Keputusan yang diambil pada saat-saat khusus dan tidak bersifat rutin.

4.         Faktor-Faktor yang Mempengaruhi dalam Pengambilan Keputusan

1.    Fisik
Didasarkan pada rasa yang dialami pada tubuh, seperti rasa tidak nyaman, atau kenikmatan. Ada kecenderungan menghindari tingkah laku yang menimbulkan rasa tidak senang, sebaliknya memilih tingkah laku yang memberikan kesenangan.

2.    Emosional
Didasarkan pada perasaan atau sikap. Orang akan bereaksi pada suatu situasi secara subjective.

3.    Rasional
Didasarkan pada pengetahuan orang-orang mendapatkan informasi, memahami situasi dan berbagai konsekuensinya.

4.    Praktikal
Didasarkan pada keterampilan individual dan kemampuan melaksanakan. Seseorang akan menilai potensi diri dan kepercayaan dirinya melalui kemampuanya dalam bertindak.

5.    Interpersonal
Didasarkan pada pengaruh jaringan sosial yang ada. Hubungan antar satu orang keorang lainnya dapat mempengaruhi tindakan individual.

6.         Struktural
Didasarkan pada lingkup sosial, ekonomi dan politik. Lingkungan mungkin memberikan hasil yang mendukung atau mengkritik suatu tingkah laku tertentu.

Selanjutnya, John D.Miller dalam Imam Murtono (2009)  menjelaskan faktor-faktor yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan adalah: jenis kelamin pria atau wanita, peranan pengambilan keputusan, dan keterbatasan kemampuan.

Implikasi Manajerial dalam Pengambilan Keputusan :

Proses Pengambilan Keputusan dalam partisipatif dalam organisasi sekolah Manajerial yang baik. Rendahnya kemapuan kepala sekolah akan berpengaruh terhadap perolehan dukungan dari masyarakat khususnya dukungan dalam mengambilan keputusan yang dikeluarkan sekolah terkait dengan kebijakan dan rencana program pengembangan sekolah.

7.         KONDISI YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN

Selain ketersediaan informasi yang sangat erat dengan hasil keputusan, juga hal – hal lain yang mempengaruhi kondisi tersebut dan perlu diperhatikan, Yaitu : 

1. Kondisi kepastian: Kondisi kepastian merupakan kondisi dimana pengambil keputusan mempunyai informasi yang lengkap mengenai masalah yang dihadapi, alternatip pemecahan masalah dan hasil yang mungkin diperoleh, sehingga pengambil keputusan dalam kondisi yang pasti, jika dirinya dapat mengontrol dan mengantisipasi sepenuhnya terhadap kejadian yang akan timbul.

2. Risiko : Risiko merupakan kondisi yang dapat diindentifikasi, didefinisikan, diprediksi kemungkinan terjadinya dan kemungkinan hasil dari setiap alternatif yang diambil, biasanya kondisi yang demikian itu timbul jika pengambil keputusan dalam keadaan keterbatasan informasi yang berkaitan dengan keputusan yang akan ditetapkanya, sebaliknya , suatu risiko tidak akan terjadi jika pengambil keputusan dapat merumuskan suatu kemungkinan secara obyektif.

3. Kondisi ketidak pastian: Merupakan kondisi dimana pengambil keputusan tidak memiliki informasi yang diperlukan dalam pengambil keputusan. Dalam hal yang demikian , pengambil keputusan juga tak mampu untuk menetapkan berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebagai hasil dari pemilihan alternatif yang diambilnya. Karena keputusan yang diambil bersifat spekulatif, dan sering kali mengandalkan intuisi yang semata sebagai pedomanya.

8.         PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Kata proses pada dasarnya berkaitan dengan urutan langkah yang mengarah pada hasil tertentu, sehingga didalam proses pengambilan keputusan tidak akan terlepas dari :

1. intelligence ( penyelidikan ) :yaitu pencarian kondisi yang memerlukan keputusan

2. design ( rancangan ) :Yaitu dengan pengembangan dan analisis terhadap berbagai kemungkinan tindakan, dan,

3. choice ( pemilihan ) :yang berkenaan dengan pemilihan tindakan yang sesungguhnya.

9.         GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Perilaku seseorang akan mendekati dalam melaksanakan pengambilan keputusan. Gaya kepemimpinan dan gaya hidup adalah dua diantara contoh gaya yang mempengaruhi didalam mengambil keputusan. Seperti halnya gaya ( perilaku ) kepemimpinan yang ditampilkan oleh seseorang didalam melakukan pengambilan keputusanpun bermacam – macam. Menurut Carl Jung ( 1923 ) seorang psikolog telah mengindentifikasikan empat fungsi dalam kaitanya dengan pengambilan keputusan, Yaitu :

1. sensing ( pengideraan ): berkaitan dengan tendensi untuk mencari fakta, bersifat realistis, dan melihat sesuatu dalam perspektif yang obyektif. Karenanya fungsi ini menempatkan nilai yang tinggi pada fakta yang dapat divertivikasi  oleh penggunaan pancaindera , menyukai rutinitas dan presisi.

2. intuiting ( intuisi ) :Yaitu berkaitan dengan tendensi untuk mencoba menyingkap kemungkinan – kemungkinan baru guna mengubah cara menangani sesuatu. Menyukai situasi yang baru dan unik , tidak menyukai hal – hal yang bersifat rutin, detail dan presisi.

3. thinking ( pemikiran): adalah tendensi untuk mencari hubungan sebab akibat yang sistematik untuk dianalisis secara utuh, dan membedakan dengan tegas antara yang benar dan yang salah, dan pemikiranya bertumpu pada proses kognitif.

4. feeling ( perasaan ): yaitu tendensi untuk mempertimbangkan bagaimana perasaan diri sendiri dan orang lain sebagai akibat dari keputusan – keputusan yang dibuat, dalam hal ini ada perbedaan – perbedaan antara yang baik dan buruk, bernilai dan tak bernilai.dan ia menggantungkan diri pada proses afektif

10.       PENGAMBILAN KEPUTUSAN SECARA KELOMPOK

Proses pengambilan keputusan kelompok adalah salah satu corak proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Ciri dari prosesnya ditandai dengan keterlibatan dan partisipasi orang banyak. Sering kali keputusan semacam ini dianggap ideal dan dipergunakan secara luas dalam organisasi . Namun, apakah hal ini berarti bahwa keputusan kelompok selalu lebih disukai dari pada keputusan oleh individu sendiri ? pertanyaan ini tergantung dari berbagai faktor, yaitu keunggulan dan kekurangan dari keputusan kelompok tersebut, yakni :

Keunggulan keputusan kelompok 

Keputusan individual dan kelompok ini masing – masing memiliki kekuatan sendiri – sendiri, karenanya masing – masing juga tidak selalu ideal untuk semua situasi. Namun beberapa keunggulan  keputusan kelompok dibandingkan dengan keputusan individual adalah sebagai berikut :

1. Informasi dan pengetahuan lebih lengkap. Dalam menghimpun sumber daya dari sejumlah individu , berarti lebih banyak masukan yang dipakai dalam proses pembuatan keputusan.

2. Keragaman pandangan lebih banyak. Selain masukan yang banyak, kelompok dapat membawa serta heterogenitas mereka kedalam proses keputusan. Hal ini membuka peluang bagi lebih banyak pendekatan dan alternatip yang akan menjadi pertimbangan.

3. Penerimaan keputusan lebih besar. Banyak solusi yang ternyata gagal setelah keputusan diambil, karena orang – orang tidak dapat menerima hasil keputusan tersebut. Akan tetapi , bila orang yang akan dikenai oleh keputusan itu dan orang tersebut dapat ambil bagian dalam proses pembuatanya, maka mereka lebih cenderung untuk menerimanya, dan bahkan akan mendorong orang lain untuk menerimanya.

4. Legitimasi keputusan lebih kuat. Masyarakat kita menghargai metode – metode yang demokratis. Proses pengambilan keputusan kelompok yang konsisten dengan sikap demokratis dipandang lebih memiliki keabsahan dari pada keputusan yang dibuat oleh seorang individu.

Kekurangan keputusan kelompok

Disamping keunggulan – keunggulanya. Sudah barang tentu keputusan kelompok juga mengandung kelemahan. Beberapa kekurangan keputusan kelompok antara lain : 

1. Memakan waktu.Untuk membentuk suatu kelompok sudah jelas membutuhkan waktu tersendiri. Proses interaksi yang terjadi begitu kelompok terbentuk juga sering sekali tidak efisien. Akhirnya kelompok membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencapai kesepakatan terhadap sebuah solusi dari pada yang dapat dilakukan seorang individu. Hal ini tentu saja membatasi kemampuan manajemen untuk bertindak cepat pada saat diperlukan.

2. Tekanan untuk sependapat. Keinginan anggota kelompok untuk diterima dan dipertimbangkan sebagai aset bagi kelompok akan mengakibatkan adanya penekanan pada pihak yang berbeda pendapat, dan mendorong persesuaian diantara sejumlah pandangan. Keadaan seperti ini juga mmendorong terjadinya pemikiran kelompok ( groupthink ) akan dimana tekanan kelompok mengarah pada menurunya efisiensi mental, minimnya uji realitas, dan kurangnya pertimbangan moral.

3. Dominasi oleh minoritas. Boleh jadi didominasi oleh satu atau beberapa anggota  Jika koalisi dominasi ini juga terdiri anggota yang berkemampuan rendah dan menengah, maka efektifitas kelompok secara keseluruhan akan mengalami gangguan.

4. Tanggung jawab yang kabur. Anggota kelompok sama berbagi ( share ) tanggung jawab, tetapi tak jelas siapa yang bertanggung jawab, sedangkan pada keputusan kelompok tanggung jawab dari setiap anggota diabaikan.

11.       TEKNIK – TEKNIK KEPUTUSAN DALAM KELOMPOK

Bentuk yang paling lazim ( tradisional ) dalam proses pengambilan keputusan kelompok terjadi dalam interaksi tatap muka. Dalam hal ini, teknik – teknik brainstorming ( sumbang saran ), nominal group ( kelompok nominal ), dan delphi telah dianggap sebagai cara yang baik untuk meminimalkan berbagai masalah yang timbul didalam interaksi kelompok tradisional itu.

1. Brainstorming

Teknik brainstorming adalah salah satu bentuk teknik kelompok. Pada pokoknya teknik ini untuk menggali dan mendapatkan gagasan – gagasan dari anggota kelompok. Karena, teknik brainstorming lebih berfokus pada penggalian gagasan daripada evaluasi gagasan. Semakin banyak gagasan yang digali, maka semakin besar peluang untuk mendapatkan solusi kreatif atas sesuatu masalah yang dihadapi. Namun demikian teknik ini mengandung beberapa kelemahan , Yaitu : a..Hanya dapat diterapkan pada masalah – masalah yang sederhana  b. Sangat memakan waktu dan biaya, c. Hanya menghasilkan ide – ide yang dangkal.

2. Nominal group technique

Berbeda dengan brainstorming, nominal group technique (NGT) berkenaan dengan penggalian dan evaluasi gagasan sekaligus. Pada mulanya gagasan – gagasan digali secara nominal ( tanpa interaksi ) guna menghindari hambatan dan permufakatan. Selanjutnya, pada waktu evaluasi atas gagasan, interaksi dan diskusi dimungkinkan, namun dalam situasi yang terstruktur agar setiap gagasan mendapatkan perhatian yang proporsional.

3. Delphi Technique

Teknik dekphi sedikit berbeda dengan NGT, dalam mana prosesnya semata mata tergantung pada kelompok nominal( para pakar ) sebagai partisipan yang kesemuanya tidak melakukan interaksi tatap muka. Jadi, dengan teknik ini sangat mungkin kita dapatkan sejumlah pakar tanpa harus mengumpulkan mereka pada disatu tempat pada waktu yang sama. Perlu ditekankan disini bahwa para pakar tersebut tidaklah membuat keputusan akhir, tetapi lebih sebagai penyaji informasi bagi pengambil keputusan dalam organisasi. Inti dari teknik ini pada penggunaan serangkaian kuisioner yang dikirimkan kepada responden untuk mendapatkan masukan. Selanjutnya dari jawaban yang mereka masukan diolah lagi oleh pihak pengambil keputusan untuk merumuskan rangkuman – rangkuman yang kemudian akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Sesungguhnya teknik ini kelihatanya ilmiah dan secara teoritis dapat memanfaatkan pikiran para ahli yang bermutu tinggi, akan tetapi teknik delphi juga mengandung kelemahan, seperti : a. memakan waktu lama, dan  b. Perlu ketrampilan bahasa yang tinggi untuk menyusun kuisioner yang baik dan sesuai dengan masalah yang diangkat.

Contoh pengambilan keputusan dalam organisasi :

DPR yang masih ragu dalam pengambilan keputusan menaikkan tarif listrik 10%. Ini di karenakan bentroknya pemerintah dengan masyarakat. Pemerintah yang ingin tarif di naikkan, dan masyarakatnyanya yang tidak setuju. Mungkin bagi pemerintah memaksa ingin menaikkan tarif 10% hanya hal biasa saja, tetapi bagi masyarakat apalagi yang tidak mampu ini adalah hal yg berat. Akibatnya pihak DPR pun belum mengambil keputusan apapun untuk menaikkan atau tidak

DAFTAR PUSTAKA

1. Sudarwan Danim . ( 2002 ) Inovasi Pendidikan . Bandung : Pustaka Setia

2. Umar Nimran , (1997 ) Perilaku Organisasi . Surabaya : CV. Citra Media 

3. Winardi, ( 1992 ) Manajemen Perilaku Organisasi . Bandung : PT Citra Aditya Bakti(Drajat, S.Pi, Widyaiswara BPPP Tegal)

4  http://myblogsoniaregina.blogspot.com/2013/04/pengambilan-keputusan-dalam-     organisasi.html

5. http://juliaandrianiputri.blogspot.com/2013/01/proses-pengambilan-keputusan-dalam.html

Peran Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi Organisasi Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan Komunikasi

Pengertian Komunikasi Organisasi Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan - Komunikasi Organisasi. - Beberapa penelitian mengungkapkan bahwa komunikasi menunjukkan korelasi dengan pelaksanaan organisasi secara keseluruhan. Penelitian Fred T. Allen mengungkapkan bahwa karyawan yang memiliki informasi yang lebih baik akan menjadi karyawan yang baik pula.

Definisi Komunikasi Organisasi Menurut Para Ahli - Organisasi merupakan suatu kesatuan atau perkumpulan yang terdiri atas orang-orang/bagian-bagian yang di dalamnya terdapat aktivitas kerja sama berdasakan pola dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan bersama.

Bila organisasi dikaitkan atau diterapkan terhadap kelompok manusia, maka dapat disimpulkan bahwa

• Kelompok secara keseluruhan, mempunyai tujuan primer,
• Anggota kelompok bekerja sebagai suatu unit untuk mencapai sasaran primer mereka,
• Setiap individu mempunyai fungsi yang didesain yang memberikan    kontribusi    melalui    pencapaian    tujuan    atau   sasaran,
• Pekerjaan setiap orang akan tidak mungkin atau tidak terlepas dari usaha-usaha orang lain,
• Setiap anggota berhubungan dengan anggota-anggota lain dari kelompok ini dengan cara khusus (Gerald, 19).

Komunikasi penting bagi organisasi dan informasi penting bagi komunikasi yang efektif. Seseorang yang mengendalikan informasi akan mengendalikan kekuatan organisasi. Struktur organisasi ditentukan oleh keefektifan komunikasi. Ketika organisasi diharuskan mencapai tujuan, maka anggota-anggota yang berada dalam strukturnya akan bekerja sesuai dengan jabatan dan fungsinya untuk mencapai tujuan dimaksud. Setiap struktur saling melengkapi dan mempengaruhi antara satu dengan lainnya. Konsekuensinya, angggota-anggota di dalamnya akan saling berhubungan melalui metode-metode pencapaian tujuan. Dengan demikian, anggota-anggota organisasi tersusun ke dalam sistem yang saling berhubungan yang mampu menginterpretasikan pesan, baik yang datang dari anggota kelompok/organisai itu sendiri maupun yang datang dari luar, atau mampu mengkomunikasikan sesuatu kepada siapa dan dengan cara apa.

Komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dalam bentuk kata-kata yang ditulis atau diucapkan, gesture, atau simbol visual, yang menghasilkan perubahan tingkah laku di dalam organisasi, baik antara manajer-manajer, karyawan-karyawan, dan asosiasi yang terlibat dalam pemberian ataupun mentransfer komunikasi. Hasil akhirnya adalah pertukaran informasi dan pengiriman makna atau proses aktivitas komunikasi dalam organisasi.

Secara spesifik aktivitas komunikasi organisasi ada tiga, yaitu:

1. Operasional-Internal, yakni menstruktur komunikasi yang dijalankan dalam sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan-tujuan kerja.
2. Operasional-Eksternal, yakni struktur komunikasi dalam organisasi yang berkonsentrasi pada pencapaian tujuan-tujuan kerja yang dilaksanakan oleh orang dan kelompok di luar organisasi.
3. Personal, yakni semua perubahan insidental dan informasi dan perasaan yang dirasakan oleh manusia yang berlangsung kapan saja mereka bersama (Lewis, dalam Rahman, 2000:3).

Jaringan dan Arus Komunikasi Organisasi

a.    Jaringan Komunikasi Organisasi

Jaringan merupakan sebuah sistem dari garis komunikasi yang berhubungan dengan pengirim dan penerima di dalam sebuah fungsi sosial organisasi, yang mempengaruhi prilaku individu yang bekerja di dalamnya dan posisi individu yang bekerja dalam jaringan terebut serta memainkan peranan kunci dalam menentukan perilaku, dan perilaku orang yang mereka pengaruhi.

Lewis membagi  4  (empat)   fungsi  jaringan  komunikasi,   yaitu :

1. Keteraturan jaringan,
2. Temuan-temuan/inovatif jaringan,
3. Keutuhan integratif/pemeliharaan jaringan, dan
4. Jaringan informatif-instruktif. Tiap jaringan tersebut berhubungan antara satu atau lebih tujuan pengorganisasian (misalnya, kecocokan, penyesuaian, moral, dan institusionalisasi).

Keempat fungsi jaringan komunikasi tersebut dijelaskan sebagi berikut:

• Jaringan komunikasi yang teratur berhubungan dengan tujuan organisasi mengenai jaminan kesesuaian untuk perencanaan, jaminan produktivitas, termasuk kontrol-kontrol, pesanan-pesanan, bentuk-bentuk perintah dan feed beck (umpan balik) sub ordinat dengan superior (yang lebih tinggi dalam tugas aktivitas. Contoh: pernyataan kebijakan dan aturan-aturan.

• Jaringan komunikasi inovatif berusaha keras untuk memastikan adaptasi organisasi terhadap pengaruh internal dan eksternal (teknologi, sosiologi, pendidikan, ekonomi, politik) dan dukungan terhadap kelanjutan produktivitas dan keefektifan, termasuk pemecahan masalah, adaptasi untuk perubahan strategis, dan proses implementasi ide baru. Contoh: sistem sugesti dan pertemuan partisipasi pemecahan masalah.

• Jaringan komunikasi integratif/pemeliharaan termasuk perasaan terhadap diri sendiri, gabungan (solidaritas) dan kerja yang secara langsung berhubungan dengan tujuan organisasi, utamanya masalah moral karyawan. Secara tidak langsung dihubungkan dengan institusionalisasi yang melibatkan organisasi diri dan mengambil jarak terhadap desas-desus, informal (tidak resmi), misalnya selentingan, pujian yang berlebihan, dan promosi.

• Jaringan komunikasi informatif-instruktif bertujuan untuk menjamin tujuan yang lebih cocok, sesuai, bermoral, dan institusional. Dengan demikian akan meningkatkan produktivitas dan keefektifan. Hal ini meliputi pemberian dan perolehan informasi tidak diasosiasikan dengan jaringan komunikasi lain. Instruksi ini mensubordinasi persyaratan pekerjaan lebih awal, sebagai contoh:catatan buletin, publikasi perusahaan dan kegiatan pelatihan.

Memandang kondisi komunikasi organisasi sebagai jaringan informasi mengimplikasikan hakikat dan dinamika prilaku. Selain itu dengan adanya sistem komunikasi sebagai kelompok sub sistem, maka akan memudahkan kita untuk mengetahui tentang keempat sub sistem yang utama tersebut.


b.    Arus Komunikasi Organisasi

Pola komunikasi dan aktivitas organisasi sangat tergantung pada tujuan, gaya manajemen, dan iklim organisasi yang bersangkutan, artinya bahwa komunikasi itu tergantung pada kekuatan-kekuatan yang bekerja dalam organisasi tersebut, yang ditunjukkan oleh mereka yang melakukan pengiriman dan penerimaan pesan.

Berdasarkan fungsionalnya maka arus komunikasi yang terjadi dalam organisasi formal terdiri dari arus vertikal (dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas) dan arus horisontal (lateral atau silang).

1.    Arus Komunikasi Vertikal (Vertical Communication Flow)

a.    Dari atas ke bawah (Downward Communication)

Komunikasi ini merupakan saluran yang paling sering digunakan dalam oganisasi. Arus komunikasi ini adalah pengiriman pesan dari pimpinan (supervisi) ke bawahan (subordinate). Arus ini digunakan untuk mengirim perintah, petunjuk, tujuan, kebijakan, memorandum untuk pekerja pada tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Masalah yang paling mendasar adalah bahwa komunikasi dari atas ke bawah hanya mempunyai satu arah saluran, yakni tidak menyediakan feedback (umpan balik) dari pekerja dalam organisasi itu. Asumsinya adalah bahwa jika pekerja mengetahui apa yang diketahui oleh manajer, maka mereka akan memaksakan diri untuk menyelesaikan masalah organisasi/perusahaan. Artinya, informasi mengarah pada pemahaman dan pemahaman menghasilkan tindakan-tindakan serta penyelesaian yang diinginkan.

Menurut Katz dan Kahn (dalam Rahman, 2000) ada 5 jenis tipe khusus komunikasi downward, yaitu:

• Job Instruction (Instruksi Kerja), yakni komunikai yang merujuk pada penyelesaian tugas-tugas khusus.
• Job Rationale (Rasio Kerja), yakni komunikasi yang menghasilkan pemahaman terhadap tugas dan hubungan dengan pengaturan lainnya.
• Procedure and Practice (Prosedur dan Pelaksanaan), yakni komunikasi tentang kebijakan-kebijakan, aturan-aturan, regulasi dan manfaat-manfaat yang ada.
• Feedback (Umpan Balik), yakni komunikasi yang menghargai tentang bagaimana individu melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.
• Indoctrinations of goals, yakni komunikasi yang dirancang dengan karakter idiologi yang memberikan motivasi karyawan tentang pentingnya suatu missi organisasi secara keseluruhan.

Dua hal yang dapat terjadi berdasarkan tipe di atas adalah keterbatasan dan ketidakjelasan. Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi dari atas ke bawah tidak berjalan efektif adalah

• Terdapat ketidakjelasan dalam mendefinisikan   tanggung    jawab   tentang    komkunikasi   dari   atas   ke  bawah,
• Kurangnya pemahaman manajemen terhadap bawahannya,
• Manajemen tidak mempunyai waktu untuk mengetahui apakah teknik komunikasi yang mereka sajikan efektif atau tidak,
• Manajer tidak mengadakan pertemuan tatap muka antar supervisi dan non supervisi untuk membicarakan kondisi usaha dan pekerjaan,
• Kurangnya program pelatihan komunikasi dalam rangka mengajarkan kepada manajemen personalia tentang seni dalam memahami aturan permainan yang ada dan sasaran pekerja serta perbedaan sistem nilai yang ada.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya komunikasi yang tidak efektif maka manajer harus lebih banyak mengadakan pertemuan dengan para pekerjanya. Jika hal tersebut tidak dilakukan maka hasil yang muncul dapat digambarkan sebagai berikut:

• Atasan gagal dalam menjelaskan tugas-tugas para bawahan atau gagal dalam memberikan gambaran yang akurat tentang posisi mereka dalam organisasi.
• Bawahan juga gagal memahami penjelasan yang diberikan, dan mungkin mereka berada pada posisi tidak mampu atau tidak boleh mempertanyakan hal tersebut.
• Manajer dan bawahan mungkin saja memiliki konflik tentang nilai.

Metode dasar komunikasi downward memiliki tiga elemen penting yang harus dipertimbangkan oleh manajer, yakni:

1.    Menspesifikasikan sasaran untuk mengkomunikasikannya.

2.    Memastikan bahwa isi dari komunikasi memiliki kualitas berikut:

• Akurasi
• Spesifikasi
• Kekuatan
• Orientasi dan penerima
• Simplisitas
• Tidak ada makna yang disembunyikan

3.    Menerapkan teknis komunikasi yang paling baik dalam rangka mendapat pesan secara efektif antar para penerima.

Kunci utama dari komunikasi downward adalah bahwa pekerja harus bereaksi secara lebih efejktif terhadap masalah-masalah yang mereka anggap sebagai kepentingan paling personal terhadap atasannya.

Namun yang terpenting di sini adalah jika manajer dan pekerja ingin mencapai tujuan dari peran-perannya secara jelas dan memperoleh informasi yang akurat, maka setiap kelompok membutuhkan pemahaman tentang arus komunikasi.

2.    Komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communication)

Komunikasi ini adalah komunikasi yang berasal dari bawahan (subordinate) kepada atasan (supervisi) dalam rangka menyediakan feedback (umpan balik) bagi manajemen. Para pekerja menggunakan saluran komunikasi ini sebagai kesempatan untuk mengungkapkan ide-ide atau gagasan yang mereka ketahui. Asumsi dasar dari komunikasi upward ini adalah bahwa pekerja harus diperlakukan sebagai partner dalam mencari jalan terbaik untuk mencapai tujuan. Komunikasi dari bawah ke atas akan menarik ide-ide dan membantu pekerja untuk menerima jawaban yang lebih baik tentang masalah dan tanggung jawabnya serta membantu kemudahan arus dan penerimaan komunikasi dari bawahan ke atasan (manajer), yakni dalam hal ini pendengaran yang baik menghasilkan pendengar yang baik.


Komunikasi upward memiliki lima tipe khusus, yaitu:

• Informasi tentang sikap pekerja, moral dan efisiensi yang berhubungan dengan kebijakan, perencanaan, dan maslah-masalah.
• Pengembangan yang signifikan dalam unit-unit kerja departemen.
• Kesalahan yang menurunkan efisiensi.
• Masalah tidak diketahui cara penyelesaiannya oleh pekerja.

Beberapa alasan yang menyebabkan komunikasi upward tidak berjalan efektif adalah:

• Banyak pekerja yang takut menganggap bahwa mengekspresikan hal-hal yang sebenarnya tentang perusahaan sangat berbahaya,
• Pekeja percaya bahwa jika mereka bertentangan dengan pimpinan, maka hal itu akan menghalangi promosi. Kritik dan ekspresi sejenisnya dipandang sebagai tindakan yang salah karena itu dapat membuat bawahan kelihatan jelek di mata atasan,
• Pekerja yakin bahwa mereka tidak tertarik dengan masalah mereka. Manajemen merupakan pengendali, berjalan berdasarkan pikirannya sendiri terlepas dari jangkauan dan pemikiran para karyawan,
• Pekerja merasa bahwa idenya tidak dihargai,
• Pekerja yakin bahwa  terdapat  kekurangan  dalam  hal  kemampuan  dan  tanggung  jawab, dan
• Para pekerja percaya bahwa manajer tidak langsung menyelesaikan masalah.

Disamping itu kegagalan dalam komunikasi ini jika manajer menerima informasi yang salah dari bawahan, yang disebabkan antara lain:

• Pekerja tidak mau supervisi mempelajari segala sesuatu secara aktual dan potensial mendiskreditkan pekerja,
• Pekerja biasa menekankan atau menonjolkan sumbangannya terhadap perusahaan kepada atasan atau persaingannya dengan orang yang di bagian lain dalam organisasi,
• Kegelisahan pekerja secara pribadi, permusuhan, aspirasi dan sistem kepercayaan hampir selalu membentuk dan mewarnai interpretasi penerimaan mereka terhadap apa yang telah mereka pelajari dan terima untuk disebarkan, dan
• Pekerja saling bersaing untuk posisi manajer dan membiarkan para manajer untuk melaksanakan wewenangnya secara profesional dalam organisasi.

Tiga faktor yang secara konsisten berhubungan dengan komunikasi upward adalah:

• Bawahan mempercayai atasan,
• Persepsi bawahan bahwa    atasan   sangat   mempengaruhi   masa   depan   mereka   kelak,   dan
• Bawahan memobilisasi aspirasi.

Semua bawahan akan cenderung untuk mendistorsi komunikasi dari bawah ke atas melalui struktur kewenangan, yang akan menciptakan partisipasi yang lebih besar, kurang sekretif, dan bawahan merasa kurang tergantung pada atasan.

Terdapat beberapa faktor yang dapat mengakibatkan munculnya iklim yang kondusif terhadap distorsi, diantaranya:

a.    Struktur kewenangan dari organisasi.
Wewenang yang arbitrer dan lebih fleksibel cenderung akan meningkatkan distorsi komunikasi dari bawah ke atas, nilai dan aturan-aturan yang bertentangan, sekresi, dan ketertutupan supervisi merupakan kondisi yang cenderung menciptakan perasaan gelisah dan tidak aman antar para bawahan.

b.    Kondisi persaingan yang kuat antar para bawahan.
Persaingan dalam bentuk kalah-menang atau saling bertentangan dapat meningkatkan kegelisahan, ketidaknyamanan yang kemudian melahirkan distorsi.

c.    Distorsi komunikasi dari bawah ke atas.
Penanganan, pemunculan atau bentuk-bentuk lain dari distorsi informasi yang dilakukan oleh pekerja menimbulkan pengaruh yang berbeda pada bawahan.

d.    Kondisi umum dari sinisme dan ketidakpercayaan dalam organisasi.
Iklim seperti ini dapat melahirkan perasaan tidak aman yang selanjutnya menjadi distorsi.

Konsekuensi untuk menghindari terjadinya distorsi komunikasi maka manajer harus mampu mendorong terjadinya sebuah arus informasi yang bebas dari bawah ke atas dan menyelesaika beberapa hal, misalnya meningkatkan gambaran kerja, masalah-masalah, perencanaan, sikap, dan perasaan dari pekerja.  Di samping  itu  yang  harus  dilakukan  manajer,   diantaranya  adalah:

• Mempersiapkan diri dalam segala hal untuk mendengar kabar baik maupun kabar buruk,
• Keluar dari kantor dan memeriksa bagaimana segala sesuatu berjalan dan
• Mengembangkan seni pendengaran terhadap orang yang tepat.

Manajer yang mengisolasikan diri dari distorsi komunikasi akan cenderung mendapatkan masalah.

2.    Arus Komunikasi Horisontal

Komunikasi ini merupakan arus pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi antar pimpinan/supervisi maupun antar bawahan/pekerja. Hasil dari beberapa studi mengungkapkan bahwa sekitar 2/3 dari organisai yang ada menggunakan arus komunikasi ini. Komunikasi horisontal dikenal sebagai komunikasi lateral atau silang dan merupakan arus dan pemahaman yang paling kuat dalam komunikasi. Komunikasi ini berfokus pada koordinasi tugas, penyelesaian masalah, pembagian informasi, dan resolusi konflik. Banyak pesan akan mengalir pada semua lini/garis tanpa melalui penyaringan.

Komunikasi horisontal sangat penting bagi pekerja pada tingkat bawah untuk selalu berkomunikasi antara supervisi/atasan maupun antara bawahan.

Daftar Pustaka - Pengertian Komunikasi Organisasi, Definisi Menurut Para Ahli, Makalah, Jurnal, Arus, Jaringan

Lewis, Philip. Tanpa tahun. Teori Organisasi dan Komunikasi. Terjemahan oleh Gazali Rahman. 2000. Universitas Hasanuddin, Makassar.

http://sarjanaku.com/2012/12/pengertian-komunikasi-organisasi.html